Tout ce que vous devez savoir avant de louer une salle pour des événements

Vous voulez louer une salle pour vos événements ? Faire le mauvais choix peut nuire au bon déroulement de l’événement que vous célébrez. Ce serait dommage, non ? Le chèque est le même que vous louiez une chambre privée ou une chambre publique.

Précautions avant de louer

Lisez attentivement et cette liste de contrôle des éléments à prendre en compte vous aidera à choisir la bonne salle à louer pour faire de votre événement un succès.

Déterminer le nombre d’invités

Tout d’abord, dressez la liste de vos invités pour déterminer combien ils seront. Il y a des chambres de différentes tailles. Si vous n’avez que 20 ans, inutile d’occuper une grande pièce. A l’inverse, si vous avez 200 ans et que vous choisissez une pièce trop petite, vous risquez d’étouffer.

Déterminer le nombre d’invités vous aide à filtrer votre recherche. Pensez aussi aux animations que vous souhaitez organiser : soirées dansantes, repas, buffets, dîners-rencontres… Il y a donc de la place pour le faire.

Voir les disponibilités

Avez-vous déjà choisi une date ? C’est génial ! Mais assurez-vous au préalable que la chambre qui vous intéresse est disponible à cette date. Pour avoir plus de chances d’obtenir la salle de vos rêves et pouvoir la réserver facilement, planifiez bien à l’avance les dates de votre événement.

Choisissez un lieu de réception

Si la chambre convoitée est disponible, mais à 100 kilomètres du domicile de chaque invité, nous ne sommes pas sûrs que vous en ayez beaucoup. L’emplacement avant la sélection de la salle reste une priorité afin de prédire la probabilité d’une fréquentation maximale.

Choses à vérifier lors de la visite d’une chambre

Alors qu’Internet s’étend à tout le monde, nous constatons une augmentation considérable de la quantité d’accès à distance. Cela peut impliquer des biens immobiliers, des locations de vacances ou des réservations de chambres. Méfiance, photos ou vidéos ne représentent parfois pas correctement la réalité.

Prenez le temps de visiter la salle : vous aurez une meilleure idée de l’espace disponible par rapport au nombre d’invités et aux événements que vous souhaitez organiser.

Prise de courant

Les prises de courant sont une chose à laquelle nous ne pensons pas très souvent, mais ce point de contrôle est très important. Qu’il s’agisse de brancher un projecteur pour un événement professionnel, une sonorisation pour un mariage ou un simple réveillon, ou de brancher une source lumineuse, l’organisation est plus compliquée s’il n’y a pas assez de prises.

Cuisine

Demandez une visite de la cuisine reliée à la salle de réception. Selon le nombre de vos convives, vous aurez besoin de plus ou moins d’espace pour ranger les repas, des entrées aux desserts, boissons, apéritifs… Vérifiez l’espace de rangement, la taille du réfrigérateur, les ustensiles fournis.

Autres points à considérer

Vérifiez si les clients peuvent se garer

Cela peut être compliqué s’il n’y a pas de place pour se garer autour de la pièce. Même si vous organisez un événement avec seulement quelques invités, le nombre de voitures peut rapidement augmenter. Idéalement louer une chambre près du parking, ou la chambre a son propre parking.

Horaire sécurisé

Selon qu’il s’agit d’un événement professionnel, d’un mariage, d’une fête de famille, etc., vous n’avez pas besoin de louer une salle en même temps. Assurez-vous donc que la salle est disponible lorsque vous en avez besoin. Prévoyez également quand l’équipement et le mobilier seront installés, et combien de temps il faudra pour tout enlever.

Accéder à plusieurs salles

Nous vous recommandons de visiter plusieurs chambres pour pouvoir les comparer, mais aussi pour pouvoir comparer les prix. Cela dépendra de l’emplacement, de la taille de la salle et des services inclus dans la location : mobilier, sonorisation, ménage, etc. Ne dépensez pas autant d’argent sans avoir d’abord comparé les différentes chambres.

Comment finaliser la location?

Vous avez trouvé la chambre parfaite : l’emplacement est parfait, la chambre est parfaite pour tout le monde, vous aurez beaucoup d’espace et vous serez disponible à tout moment. C’est une bonne nouvelle. Maintenant, comment finaliser ce loyer ?

Documents de location

Vous devrez fournir au bailleur de la chambre certains documents afin de formaliser ce bail. Vous signerez dans un premier temps un contrat de location qui définit toutes les conditions de location que vous aurez préalablement acceptées.

-Preuve d’assurance : La chambre doit être protégée en cas d’accident. Consulter votre compagnie d’assurance

-Preuve d’adresse : Ce document est requis si vous louez une salle commune. En louant une chambre dans votre lieu de résidence, vous bénéficierez assurément d’un bon prix

-Chèque de caution : Comme pour toute location, un chèque de caution permettra au bailleur de couvrir les pertes en encaissant ce chèque

-Règlement intérieur : Généralement joint au contrat de location, le règlement définit les conditions d’utilisation de la salle et respecte certaines règles.

Consultez cette page pour en savoir plus surtout sur nos bail location.